Acquedotti S.C.P.A.
Portale Acquedotti S.C.P.A.

Regolamento accesso agli atti

Regolamento per la disciplina delle modalità di esercizio ed esclusione del diritto di accesso ai documenti e/o atti amministrativi

ART. 1: DISCIPLINA REGOLAMENTARE DEL DIRITTO DI VISIONE DEI PROVVEDIMENTI E DEI DOCUMENTI

Il presente regolamento disciplina l’esercizio del diritto di tutti gli utenti e/o cittadini di prendere visione degli atti e dei documenti adottati da questa Società o comunque depositati negli archivi correnti della stessa, in conformità a quanto dispone la legge 7 agosto 1990 n. 241 ed altresì dalla Carta dei servizi della Società Acquedotti Scpa. Sono provvedimenti adottati tutti quelli conclusivi di un procedimento amministrativo che siano produttivi di effettivi giuridici e che, conseguentemente, salvo eccezioni, siano impugnabili ex se.

ART.2: NATURA DEGLI ARCHIVI

La Società ha l’obbligo di archivio per i documenti relativi a situazioni chiuse da oltre 5 anni e sono consultabili ad eccezione di quelli a carattere riservato.

Art. 3: ESCLUSIONI E DIVIETI

Il diritto di accesso è escluso per i documenti coperti da Segreto di Stato, nonché nei casi di segreto o di divieto di divulgazione altrimenti previsti.

Art. 4: INTERESSE A PRENDERE VISIONE

Il diritto di prendere visione di tutti i provvedimenti o documenti della Società, si intende accordato a tutti i cittadini e/o utenti in forma singola o associata che comunque abbiano un qualche interesse ai documenti che intendono visionare o ricevere in copia sia se interessati direttamente oppure anche di riflesso in base alle disposizioni aziendali e previa documentazione.

Art. 5: PROVVEDIMENTI CHE POSSONO ESSERE VISIONATI

Gli utenti singoli o associati che dichiarino di avere comunque interesse possono visionare gli atti e i documenti indicati al precedente art. 1 quando abbiano natura di provvedimenti definitivi, cioè quando siano capaci di produrre effetti giuridici propri e come tali, normalmente, sono impugnabili ex se, nonché i provvedimenti e i documenti indicati al precedente art. 2.

Sono visionabili anche i pareri, gli atti preparatori, le relazioni che sono servite, o possono servire in prosieguo, per l’emanazione di provvedimenti definitivi tuttora facenti parti degli archivi correnti nonché gli atti preparatori (relazioni, pareri, solleciti, denunce, segnalazioni, ecc.) richiamati nei documenti adottati dei quali gli utenti singoli o associati possono prendere visione purché vi sia il nulla osta del Direttore Generale, rilasciato ai richiedenti.

Tuttavia, spetta al Direttore Generale di autorizzare, su richiesta, la visione degli atti preparatori o comunque dei documenti non definitivi, soltanto nei casi in cui, a suo discrezionale giudizio, tale visione non possa assolutamente comportare danno o comunque pregiudizio di alcun genere (od anche soltanto litigiosità) né all’Acquedotti Scpa né a terzi.

Art. 6: VISIONE DEGLI ALLEGATI AI PROVVEDIMENTI ADOTTATI

Il diritto di prendere visione di tutti i documenti comprende gli allegati agli stessi nonché gli atti che comunque ne costituiscono parte integrante.

Restano esclusi dal diritto di visione gli atti richiamati nei documenti quando non costituiscono né possono costituire parte integrante degli stessi. Tuttavia, ad esplicita richiesta degli interessati, il Direttore Generale può, a suo insindacabile giudizio, autorizzare anche la visione degli atti semplicemente richiamati nei provvedimenti adottati purché non rechino pregiudizio alla Società o a terzi.

Art. 7: ISTANZA PER LA VISIONE DEI PROVVEDIMENTI

Gli utenti che intendono prendere visione di singoli o di più provvedimenti adottati dalla Società o comunque depositati negli archivi correnti della stessa sono tenuti a presentare istanza, esente dal bollo, indirizzata alla Società con allegata copia del documento di riconoscimento del richiedente.

Nell’istanza, oltre ad indicare l’interesse anche indiretto che ha il richiedente a visionare gli atti o documenti, devono essere esplicitati con chiarezza, gli atti e i documenti dei quali si intende prendere visione. Non sono, di regola, ammesse ed accettate istanze generiche, cioè che non indichino in modo specifico e puntuale gli atti che si intendono visionare, ovvero che indichino in modo complessivo le pratiche.

Le istanze di visione degli atti e/o documenti da parte di consiglieri, assessori o di chiunque rappresenti a vario titolo un Ente socio, vanno indirizzate al Sindaco di riferimento a cui spetta l’onere di chiedere poi alla Società, per conto del richiedente, quanto oggetto dell’istanza stessa.

Art. 8: PROTOCOLLO DELLE ISTANZE

La Società è tenuta a registrare l’istanza al momento stesso della presentazione e ad attribuire il numero di protocollo corrispondente.

Se manca la copia dell’istanza il richiedente ha soltanto il diritto di conoscere la data e il numero di protocollo, ma non può pretendere la ricevuta o attestazione alcuna concernente l’avvenuta presentazione dell’istanza.

Art. 9: PROCEDURA E TERMINI PER AUTORIZZARE O NEGARE LA VISIONE

Il Direttore Generale è tenuto ad esaminare l’istanza e ad autorizzare l’Ufficio competente a far visionare al richiedente i provvedimenti oggetto della richiesta.

Se autorizza la visione è sufficiente che apponga sull’istanza la dizione “Visto si autorizza”, seguita dalla data e dalla firma.

Ove invece, ritenesse l’istanza non accoglibile, perché trattasi di atti non visionabili, è tenuto a motivare adeguatamente e puntualmente il diniego.

Tanto per il provvedimento autorizzativo, quanto per il provvedimento negatorio, il Direttore Generale è obbligato a rispondere entro e non oltre il trentesimo giorno da quello di acquisizione dell’istanza al protocollo.

Art. 10: DIRITTI PER L’AUTORIZZAZIONE ALLA VISIONE DEI PROVVEDIMENTI

Le autorizzazioni alla visione dei provvedimenti adottati e degli atti d’archivio, non sono assoggettate al pagamento dei diritti di segreteria, salve le disposizioni sul bollo.

Art. 11: TERMINE PER VISIONARE GLI ATTI

L’impiegato addetto all’ufficio presso il quale l’atto o il documento si trova depositato o conservato deve comunicare al richiedente:

a) se la sua istanza non sia stata accolta e per quali motivazioni;

b) se la sua istanza sia stata accolta e in quali ore o giorni potrà prendere visione dei provvedimenti o atti e/o documenti.

Trascorsi 90 giorni dalla data di autorizzazione alla visione apposta sull’istanza senza che il richiedente si sia avvalso del diritto, l’autorizzazione decade a tutti gli effetti e, qualora fosse ancora necessario visionare i documenti, dovrà essere ripetuta l’istanza ed ottenersi una nuova autorizzazione.

Art. 12: PROVVEDIMENTO CHE NEGA LA VISIONE – NECESSITA’ DELLA COMUNICAZIONE

L’eccezionale provvedimento del Direttore Generale che nega la visione di particolari documenti deve essere adeguatamente e puntualmente motivato.

Copia del provvedimento predetto deve essere notificato al richiedente a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno o raccomandata poste mani, entro e non oltre 30 giorni dalla data in cui è stata protocollata l’istanza di visione dei documenti.

Art. 13: PROCEDURA DELLA VISIONE DEI PROVVEDIMENTI, ATTI O DOCUMENTI -TERMINE DI TEMPO A DISPOSIZIONE – RESPONSABILITÀ PER I RITARDI

L’impiegato addetto, una volta pervenutagli l’istanza con l’autorizzazione, concorda con il richiedente, nel modo ritenuto più rapido ed opportuno, il giorno e la durata della messa a disposizione dell’oggetto della richiesta.

Il tempo utile da mettere a disposizione del richiedente per esaminare l’oggetto della richiesta può anche essere stabilito nel provvedimento autorizzativo. Nei casi in cui non risulti fissato tale termine nel provvedimento autorizzativo, l’impiegato competente concorda con il richiedente la durata temporale necessaria per l’esame dell’oggetto, la durata che deve essere adeguata alla natura e alla complessità dell’atto o documento da esaminare e in ogni caso il più possibile favorevole al richiedente.

La predetta durata, però, non può mai protrarsi oltre i termini ragionevolmente adeguati per un congruo esame per non creare pregiudizio al normale andamento degli uffici.

L’esame dell’oggetto, per la natura necessaria, deve avere luogo unicamente presso gli uffici ove esso si trova depositato o conservato e, possibilmente, in apposito locale.

L’esame deve essere effettuato personalmente dal richiedente, da solo o accompagnato da una o al massimo due persone.

La messa a disposizione degli atti dei quali è stata autorizzata la visione può avvenire anche nella stessa giornata in cui è pervenuta l’autorizzazione all’ufficio presso il quale il provvedimento si trova.

Ove ciò non sia consentito da imprescindibili esigenze d’ufficio deve avere luogo in un giorno successivo, il più possibile vicino a quello di presentazione dell’istanza.

Si può anche convenire, a richiesta o con il consenso del richiedente, che la messa a disposizione per l’esame degli atti oggetto della richiesta abbia luogo in giornata e in ore lavorative distanti da quelle della richiesta; a questa procedura si può ricorrere tutte le volte che sia di giovamento o comunque favorevole o gradita al richiedente.

Comunque, la visione degli atti o documenti deve avvenire soltanto in giorni ed ore d’ufficio.

Art. 14: APPUNTI,COPIE ED ESTRATTI DEGLI ATTI VISIONATI

Il cittadino autorizzato a visionare gli atti ha facoltà di prendere appunti e di copiarli a mano, anche se letteralmente “prendere visione” significa leggere, compulsare, esaminare e non trascrivere o copiare.

Non si possono, invece, fotocopiare, fotografare, microfilmare o comunque riprodurre con qualsiasi procedimento i provvedimenti predetti, senza preventiva autorizzazione del Direttore Generale, che, a suo insindacabile giudizio e in base allo stato, alla natura e all’importanza dell’atto, può autorizzare o negare la riproduzione stessa con atto motivato.

Comunque, anche se vi è l’autorizzazione del Direttore Generale, per le riproduzioni di copie nonché di estratti, gli stessi provvedimenti non possono essere portati fuori del luogo ove sono depositati o conservati, o comunque fuori dagli uffici della Società.

I dipendenti prestano all’interessato la collaborazione e l’assistenza necessarie per l’esatta individuazione degli atti e dei documenti dei quali viene richiesta la visione e/o il rilascio di copia e per definire esattamente l’informazione della quale s’intende prendere conoscenza.

L’interessato è tenuto a fornire tutti gli elementi di cui dispone per tale individuazione e definizione.

L’esercizio dei diritti d’informazione, di visione degli atti e documenti amministrativi e di accesso alle strutture ed ai servizi è assicurato dalla Società gratuitamente.

Art. 15: ESERCIZIO DEL DIRITTO DI RILASCIO DI COPIE

Il rilascio di copie di atti o documenti amministrativi della Società è disposto dal Direttore Generale.

Per ciò che attiene ai tempi, modalità di esercizio del diritto, rifiuto, differimento e limitazione dell’accesso valgono le disposizioni di cui ai precedenti articoli.

Per il rilascio di copie di atti e documenti è dovuto il rimborso dei costi di riproduzione e di ricerca.

La tariffa relativa al rimborso del costo di riproduzione è stabilita dalla Società e qui riportato al successivo Art. 17. Quando l’invio delle informazioni o delle copie dei documenti è richiesto per posta, telefax od altro mezzo, possono essere a carico del richiedente le spese occorrenti per la spedizione o l’inoltro.

Nella richiesta l’interessato altresì specifica se la copia deve essere rilasciata munita della dichiarazione di conformità all’originale ed, in caso affermativo, per quale fine è destinata.

Qualora la società rilasci copie di atti o documenti dichiarati conformi all’originale, oltre ai costi di cui sopra ed ai diritti di segreteria, deve essere corrisposta l’imposta di bollo. Nel caso invece di rilascio di copie non autenticate vanno versati solo i costi di riproduzione.

Il pagamento dei rimborsi spese e dell’imposta di bollo è effettuato prima dell’istanza e la copia dell’attestazione dell’avvenuto pagamento va ad essa allegata. Per le richieste inviate per posta o con altro mezzo, il pagamento deve essere effettuato esclusivamente a mezzo vaglia postale, assegno circolare non trasferibile e/o bonifico bancario. Il responsabile dell’ufficio contabilità dispone le modalità per l’incasso, la contabilizzazione ed il versamento delle somme di cui al presente comma.

Art. 16: DIRITTO DI ACCESSO AI MEMBRI DEL CDA E DELLE CARICHE ISTITUZIONALI

I membri del CdA hanno diritto di richiedere in ambito collegiale informazioni sulla gestione sociale che verranno fornite dall’ Amministratore Delegato al Consiglio di Amministrazione (ex art. 2381 comma 6 cod. civ).

Qualsiasi richiesta di atti e documenti sociali da parte dei membri del CdA dovrà essere formalizzata per iscritto all’ Amministratore Delegato e potrà essere soddisfatta, previa decisione dell’organo amministrativo, nel caso in cui la divulgazione non leda gli interessi di riservatezza della Società.

I consiglieri sono tenuti al segreto nei casi specificatamente stabiliti dalla legge.

Le istanze di rilascio copie degli atti e/o documenti da parte di consiglieri comunali, assessori o di chiunque rappresenti a vario titolo un Ente socio, vanno indirizzate al Sindaco di riferimento a cui spetta poi l’onere di chiedere alla Società, per conto del richiedente, quanto oggetto dell’istanza stessa.

Tali richieste andranno comunque valutate nell’ambito di applicazione degli art. 2421 e 2422 cod. civ.

Art. 17: RIMBORSO SPESE COPIE

Per ottenere il rilascio delle copie degli atti richiesti dalla Società, è dovuto dal richiedente un rimborso delle spese pari a:

– Euro 20,00 per i diritti di segreteria e di ricerca degli atti;

– Euro 5,00 per diritti di istruttoria;

– Euro 0,25 per ogni riproduzione richiesta.

Art. 18: ENTRATA IN VIGORE DEL PRESENTE REGOLAMENTO

Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo all’approvazione dello stesso da parte del Consiglio di Amministrazione della Società.